○嵐山町特定個人情報の取扱いに関する管理規程
平成29年5月31日
告示第143号
(目的)
第1条 この規程は、町の保有する特定個人情報(嵐山町個人情報保護条例(平成15年条例第15号。以下「条例」という。)第2条第5号に規定する特定個人情報をいう。以下同じ。)について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、町の行政の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における、用語の定義は、条例第2条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。
(総括保護管理者)
第3条 町長は、特定個人情報等の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置く。
2 総括保護管理者は、副町長の職にある者をもって充てる。
(保護管理責任者)
第4条 保有特定個人情報を取り扱う課局に、保護管理責任者を置き、当該課局長をもって充てる。
2 保護管理責任者は、保有特定個人情報の適切な管理を確保する任にあたるものとし、保有特定個人情報を情報ネットワーク・システムで取り扱う場合、情報システムの管理者と連携してその任にあたる。
3 保護管理責任者は、保有特定個人情報を取り扱う職員(非常勤職員及び臨時職員を含む。以下同じ。)を指定するとともに、取り扱う保有特定個人情報の範囲を指定する。
(システム管理者)
第5条 情報ネットワーク・システムを管理する課に情報ネットワーク・システム管理者(以下「システム管理者」という。)を置き、当該課長をもって充てる。
2 システム管理者は、保有特定個人情報のうち情報ネットワーク・システムで取り扱うものについての安全の確保等について必要な措置を講ずる。
(監査責任者)
第6条 町長は、保有特定個人情報の管理の状況についての監査をさせるため、監査責任者を置く。
2 監査責任者は、総務課長の職にある者をもって充てる。
(管理体制)
第7条 保護管理責任者は、次に掲げる場合の組織体制等を整備する。
(1) 個人番号利用事務の取扱担当者が番号法及び条例に違反している事実又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制
(2) 保有特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合の総括保護管理者への報告連絡体制、対応の体制及び手順等
(3) 保有特定個人情報を複数の課等で取り扱う場合の任務分担及び責任の明確化
(職員の責務)
第8条 職員は、番号法及び条例の趣旨にのっとり、総括保護管理者、保護管理責任者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。
2 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(教育研修等)
第9条 総括保護管理者は、全ての職員に対し、保有特定個人情報の取扱いについて理解を深め、保有特定個人情報の保護に関する意識の高揚及び情報セキュリティ対策の向上を図るため、啓発その他必要な研修を行う。
(アクセス制限)
第10条 保護管理責任者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報にアクセスする権限を有する職員とその権限を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。なお、保有個人情報としてアクセスする場合も同様とする。
2 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第11条 職員は、業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、次の各号に掲げる行為については、保護管理責任者の指示に従い行わなければならない。
(1) 保有特定個人情報の複製
(2) 保有特定個人情報の送信
(3) 保有特定個人情報等の外部への提供
(4) 保有特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付及び持出し
(5) 前各号に掲げるもののほか、保有特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第12条 職員は、保有特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理責任者の指示に従い、当該誤りの訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第13条 職員は、保護管理責任者の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体(紙媒体、電子データ及び電子媒体を含む。以下「記録媒体」という。)を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、施錠等の措置を行う。
(保有特定個人情報等の取扱状況の記録)
第14条 保護管理責任者は、保有特定個人情報等の秘匿性等の内容に応じて、取扱台帳等を整備し、当該保有特定個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録するものとする。
(個人番号の利用の制限及び特定個人情報保護評価の実施)
第15条 実施機関の長は、個人番号の利用に当たっては、番号法によりあらかじめ定められた事務に限定する。
2 実施機関の長は、特定個人情報ファイル(専ら当該実施機関の長等の職員又は職員であった者の人事、給与又は福利厚生に関する事項を記録するものその他の特定個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条において同じ。)を保有しようとするときは、当該特定個人情報ファイルを保有する前に、番号法第27条の規定による特定個人情報保護評価を実施しなければならない。当該特定個人情報ファイルについて、特定個人情報保護委員会規則で定める重要な変更を加えようとするときも、同様とする。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第16条 実施機関の長は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第17条 実施機関の長は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集又は保管の制限)
第18条 実施機関の長は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の特定個人情報を収集又は保管してはならない。
(アクセス制御)
第19条 システム管理者は、課局において取り扱う保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。以下同じ。)について、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等、アクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第20条 システム管理者は、保有特定個人情報へのアクセス記録及びセキュリティ関連障害に関する記録(以下「アクセス記録等」という。)を一定の期間保存し、定期又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
2 システム管理者は、アクセス記録等の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第21条 システム管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等の内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第22条 システム管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(第三者の閲覧防止)
第23条 職員は端末の使用に当たっては、保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう必要な措置を講ずる。
(情報漏えい等の防止)
第24条 システム管理者は、インターネット等により外部に送信する場合、通信経路における情報漏えい等を防止するために必要な措置を講ずる。
(管理区域の立入り等)
第25条 システム管理者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室及びその他の区域(以下「サーバ室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設等を設けている場合においても、同様の措置とする。
(サーバ室等の管理)
第26条 システム管理者は、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の必要な措置を講じなければならない。
2 システム管理者は、災害等に備え、必要に応じ、サーバ室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ室等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
(廃棄等)
第27条 保護管理責任者は、特定個人情報又は記録媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)及び書類等が不要となった場合には、当該特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
(業務の委託等)
第28条 保有特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託(請負契約のための発注を含む。以下この条において同じ。)する場合には、当該保有特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することのないよう必要な措置を講じなければならない。この場合において、委託に関する契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、保有特定個人情報の管理の状況についての検査に関する事項その他の必要な事項について書面で確認する。
(1) 特定個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務に関する事項
(2) 事業所内からの特定個人情報等の持出しの禁止に関する事項
(3) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(4) 特定個人情報の複製等の制限に関する事項
(5) 特定個人情報の安全確保に関する事項
(6) 特定個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応、責任に関する事項
(7) 特定個人情報の管理の状況についての調査に関する事項
(8) 委託終了時における特定個人情報の消去及び記録媒体の返却に関する事項
(9) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化に関する事項
(10) 従業者に対する監督・教育に関する事項
(11) 契約内容の遵守状況の報告に関する事項
(12) 違反した場合における契約解除の措置、損害賠償責任その他必要な事項
2 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認するとともに、必要かつ適切な監督を行う。
4 個人番号利用事務等の全部又は一部の委託を受けた者が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う保有個人情報等の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
5 保有特定個人情報の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務その他の保有特定個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
(事案の報告、対応及び再発防止措置)
第29条 保有特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した事実を知った職員は、直ちに当該保有特定個人情報を管理する保護管理責任者にその旨を報告しなければならない。
2 保護管理責任者は、前項の規定により職員から報告を受けたときは、システム管理者及び総括保護管理者に報告するとともに、被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセス等による感染が疑われる場合には、被害拡大防止のため直ちにネットワークから分離する措置を行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理責任者は、前項の措置を講じた後、速やかに、事案の発生した経緯、被害状況、原因等を調査分析し、その調査結果を総括保護管理者に報告するとともに、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく方向を受けた場合には、事案の内容等に応じて、速やかに当該事案の内容、経緯、被害状況、原因等を町長に報告する。
(公表等)
第30条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有特定個人情報の本人への対応等の措置を講ずる。
2 前項の公表を報道等により行う場合には、公表する内容等について事前に個人情報保護委員会に対し情報提供を行う。
(点検)
第31条 保護管理責任者及びシステム管理者は、連携して各課等における保有特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(監査)
第32条 監査責任者は、保有特定個人情報等の管理及び利用状況を検証するため、定期に又は随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第33条 総括保護管理者、保護管理責任者、システム管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講じる。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成29年6月1日から施行する。
(住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理)
2 住民基本台帳ネットワークシステム本人確認情報管理については、この規程を準用する。